Si en la anterior entrada sobre gestión de tiempo, te hablaba de la importancia de organizar tu tiempo, en esta ocasión vamos a introducirnos en una metodología de gestión de tiempo: el time blocking.
El time blocking consiste en “bloquear” tramos de tiempo en nuestro calendario, de forma que estén asignados previamente a ponernos a trabajar en nuestras tareas. De hecho, la filosofía del time blocking se resume en: “Un momento para cada tarea y una tarea para cada momento”. Por supuesto, también puedes bloquear tiempo para tus cosas personales.
Herramientas
Cualquier herramienta de calendario servirá. Calendario físico en papel, la app que viene por defecto en tu smartphone…eso es lo de menos. Sí que te recomiendo que sea una app de calendario, con sincronización en la nube, por aquello de poder ver y actualizar en cualquier momento y lugar, además de poder compartir calendarios y colaborar con algún compañero o familiar en caso de ser necesario.
Por tanto, servicios como Google Calendar, el calendario de iCloud o el que viene integrado en Outlook son opciones más que válidas. Además, independientemente del servicio que utilices, podrás después gestionarlo desde la app que más te guste. Así pues, yo actualmente utilizo el servicio de Google Calendar, puesto que tengo una cuenta de empresa de Google para mi correo electrónico, pero lo gestiono indistintamente desde la web de Google Calendar y desde una app para iOS que se llama Calendars 5, tanto en iPhone como en iPad. En realidad, podría gestionarlo desde cualquier app que se integre con el calendario de Google.
Por tanto, elige la herramienta que más te guste y con la que te sientas más cómodo y adelante.
Tareas importantes y tareas urgentes
Antes de ponerte a asignar bloques de tiempo para cada una de las tareas, es importante que previamente, en la fase de organización, hayas identificado el tipo de tareas que tienes que realizar.
No será lo mismo las tareas urgentes que tienen que hacerse para ya, que las tareas que puedes hacer dentro de un par de días puesto que no son críticas para el días a día de tu negocio. Pero ten una cosa clara: es vital identificar las tareas importantes. Normalmente cometemos un error muy común del que hay que huir a toda costa: anteponer lo urgente a lo importante.
Esto no debería ser así, sino acabaremos siendo esclavos de lo último que llega, aplazando de forma indefinida lo que nosotros habíamos identificado previamente como importante. Además, seamos sinceros: ¿cuántas veces realmente esas tareas “urgentes” son tan urgentes como creemos o nos hacen creer?
Llevando esto al extremo, aunque sé que en muchos casos no será un enfoque realista, lo ideal sería que las tareas que no son importantes, las deleguemos si es posible e incluso podríamos llegar a eliminarlas directamente. La realidad es que hay tareas que, aunque no sean vitales para el desarrollo de nuestro negocio, hay que llevarlas a cabo en algún momento.
¿Cómo decidir el momento a asignar para cada tarea?
Muy sencillo: reserva las horas del día en las que eres más productivo para las tareas importantes. ¿Te levantas cargado de energía cada mañana, con ganas de comerte el mundo? Bloquea ese tiempo para las tareas más importantes. ¿Acaso eres “ave nocturna” y tu pico de productividad empieza cuando el resto nos vamos a dormir? Sin problema, en tu caso lo mejor será reservar ese espacio para las tareas importantes.
Por tanto, aquí lo importante es que cada cual se analice a sí mismo, para identificar los momentos del día en que está más activo, con más ganas y fuerzas de hacer cosas…en definitiva, sus “momentos productivos”. Si previamente hemos identificado las tareas más importantes, será realmente sencillo asignarlas a su bloque de tiempo más adecuado ¿verdad?
Configurar el calendario: tipos de bloques
En cualquiera de los servicios de calendario que hemos mencionado al principio, se pueden configurar distintos calendarios, de forma que a cada uno le asignemos un color diferente. De esta forma, cuando creemos un tipo de tarea, podremos identificarla fácilmente, de un golpe de vista, para saber qué tipo de tarea tenemos que realizar en cada momento.
Espacios entre bloques
Por último, vamos a tratar un tema vital en “time blocking”: los espacios en blanco o bloques libres.
Siempre hay imprevistos, eso lo sabemos. ¿Por qué dejamos que nos pillen a contrapie y arruinen nuestra planificación? Esto se puede evitar, es tan sencillo como bloquear espacios de tiempo en nuestro calendario para cuando lleguen. ¿Que tenías tiempo reservado para “marrones” o imprevistos y no llegan? No hay problema, tiempo que tienes libre para ti, para tus aficiones, pasar tiempo con tu familia…lo que quieras. Y por qué no, también puedes aprovecharlo para mover otros bloques, adelantar otras tareas y dejarte ese tiempo libre para otro momento que puedas aprovechar mejor.
En mi opinión, en esto de la productividad personal y la organización de tiempo y tareas, no hay fórmulas mágicas. Lo mejor es coger varias técnicas, probarlas y adaptarlas a nuestro flujo de trabajo, de forma que encontremos nuestra propia metodología. En ese proceso, sin duda, dale una oportunidad al time blocking, seguro que te será útil.
